物業(yè)經(jīng)理、客服處理業(yè)主投訴的8大技巧
發(fā)表時間:2020-04-26
一
業(yè)主既然來投訴,肯定絕大多數(shù)人心情不佳,言語不順,物管人員要體諒、理解業(yè)主這種心情,及時擺正好心態(tài),調(diào)整好情緒,千萬不要來個針尖對麥芒,甚至比業(yè)主還激動。因為您設(shè)身處地,換位思考一下:如果你在哪里受了委屈,心里有什么煩惱,最愿意向誰傾訴,甚至是發(fā)泄?是不是您最信任、最親切的人。業(yè)主向您投訴,除了認(rèn)為是物管人員應(yīng)盡職責(zé)外,還有信任您,把您當(dāng)朋友的心態(tài)在內(nèi)。如此想來,接待人員的心態(tài)一般均能平靜下來。
業(yè)主進(jìn)門,一定要請他坐下來,因為一般人坐下來后情緒相比站立要平和些、冷靜些。大家都知道理直氣壯這個成語,從生理學(xué)上分析,就可能是人直氣壯,所以切記不要讓業(yè)主站著說話。坐下來后,馬上倒一杯水給業(yè)主,澆澆火,消消氣。物管人員可不要輕視這個細(xì)節(jié),這請坐、倒水的“小”動作,會讓業(yè)主感覺您尊重他、看重他。作為物管人員一定要明白,即使乞丐都需要尊重,何況是物管公司的“衣食父母”——業(yè)主!這樣就為接下來的接待打下良好的談話基礎(chǔ)。
中國人面子觀念特別重,特別是重慶人,寧輸腦殼,都不愿輸面子,這就要求物管人員一定要注意接待投訴的場合。如在小區(qū)內(nèi)遇到業(yè)主投訴,在“見勢不妙”的情況下,應(yīng)設(shè)法將業(yè)主引向辦公室,最好是單間,無關(guān)人員越少越好,因為公共區(qū)域人多,影響大,一旦爭執(zhí)起來,容易造成圍觀,影響壞不說,雙方都下不了臺階,不但不利于解決問題,反而極易弄成對物管公司的“訴苦會”和“聲討會”:另外,業(yè)主投訴,處理人員盡量只有一個為宜,不要物管人員七嘴八舌,甚至群起而攻之,給業(yè)主造成一種人多勢眾的感覺,以至產(chǎn)生十分強(qiáng)烈的反感和抵觸情緒。特別是領(lǐng)導(dǎo)出面后,其他人員要及時離開,不要當(dāng)面對質(zhì),因為作為一個物管人員,您一定要明白這不是法庭,沒有必要爭個誰輸誰贏。實(shí)踐證明,物管人員與投訴業(yè)主爭論,最后即使是“贏”了,最多也是贏了道理,輸了感情。而恰恰是輸了感情的代價,是任何物管企業(yè)都不愿付出的。
如果您是一個永不服輸、永不言敗的人,建議您最好去從事體育競技活動,千萬不要從事物業(yè)管理這個“受氣包”工作。許多超市店堂都有一句話:“顧客永遠(yuǎn)是對的”,舉雙手贊成,同時認(rèn)為物業(yè)管理行業(yè)同樣適用。在處理投訴時,說的最多的永遠(yuǎn)是“對不起”這句話,甚至在某些業(yè)主的無理言語及舉動中,千方百計、想方設(shè)法找出其有理的細(xì)節(jié)和只字片語。在真誠,熱情的“對不起”聲中,可以清楚地感受到,甚至看到業(yè)主從動到靜,從陰轉(zhuǎn)晴,從怒而喜的轉(zhuǎn)化。
最不喜歡聽有人說別人“素質(zhì)低”、“不講理”等,往往感覺動不動說別人“素質(zhì)低”、“不講理”的人自身素質(zhì)高不到哪里去不說,也并不太講理。在處理投訴時,不管三七二十一,先將投訴者“強(qiáng)行”歸于高素質(zhì)、講道理的人一類。試想,如換成您,既然別人都認(rèn)為您是一個高素質(zhì)、講道理的人,您怎么好一味胡攪亂纏,蠻不講理,至少要收斂許多。人都是這樣:“您說我講理、我就真的講理,您說我不講理,我就更加不講理”!給業(yè)主戴高帽子。給業(yè)主“粉起”,是一種心理暗示手法,屢試不爽。
明白告訴業(yè)主您十分理解他現(xiàn)在的心情,并盡快作出反應(yīng),如拿起紙筆立即進(jìn)行記錄,這樣,業(yè)主內(nèi)心就更會增添一種被重視的好感,火氣自然會更消一點(diǎn)。在此,談一點(diǎn)純粹的個人觀點(diǎn),謹(jǐn)供參考:許多人都倡在接待投訴時一定要微笑服務(wù),我卻認(rèn)為在接待投訴時,不一定要微笑。因為萬一正在氣頭上的業(yè)主將物管人員或許并不專業(yè)的微笑,誤認(rèn)為譏笑、嘲笑,問題就不好辦了,接待投訴時,只要您表現(xiàn)出認(rèn)真、自然的表情和態(tài)度,足矣!注意一點(diǎn):眼睛一定要盡量看著投訴者(記錄時除外),要知道,眼睛可是心靈的窗戶哦!
據(jù)報載,日本幾年前就有了專門傾聽人訴說的職業(yè),生意還相當(dāng)不錯。可見現(xiàn)代人何等需要傾訴。要從事物業(yè)管理這個行業(yè),首先就要當(dāng)一個合格的傾聽者。在業(yè)主投訴時,接待人員一定要耐心傾聽業(yè)主的陳述,不要輕易打斷其話頭,要知道,滿足投訴者的傾訴、發(fā)泄愿望是有效解決問題的重要環(huán)節(jié)。故接待人員盡量不要插話,任他訴說,讓他把肚子里的苦水倒光,只有讓業(yè)主將話說完,您的話他才聽得進(jìn)去。打個比方,一個盛滿水的杯子,您再怎樣添水都無論如何添不進(jìn)去了,不如干脆把杯子的水倒掉,這樣才能裝進(jìn)新鮮開水。
在交談中,不妨與對方拉拉家常,吹吹閑話,如同老年業(yè)主談子女、談家鄉(xiāng)。據(jù)我觀察,一般老年業(yè)主說起自己的孩子(特別是有出息的)和家鄉(xiāng)特別高興,常言道:“誰不說咱家鄉(xiāng)好”、“自己的孩子自己愛”。同中年人談工作經(jīng)歷,愛好,時事新聞,要適度夸對方的單位,試問:誰愿意自己在一個面臨倒閉的單位供職,誰愿意承認(rèn)自己在一個沒有絲毫前途,或前途渺茫的單位上班。同年年輕人談貝克漢姆、姚明、薩達(dá)姆、拉登,并可大膽一推測臺海局勢、審判老薩等熱點(diǎn)問題,要知道,吹牛可是不上稅的!只要?dú)夥铡⒄Z言拿順了,事情就好辦多了。真的,有些時候,投訴者純粹是為了消消氣而已!
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